Giá trị của dấu tròn và dấu vuông khác nhau thế nào?

Về hình dáng của con dấu, các doanh nghiệp có quyền tự do lựa chọn hình dáng con dấu, bao gồm: Hình tròn, hình vuông, hình đa giác… hoặc nhiều loại hình dáng khác. Có thể xem xét về giá trị của dấu tròn và dấu vuông như sau:

(1) Trước khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực (ngày 1/7/2015):

Việc sử dụng con dấu được thực hiện theo quy định tại Luật Doanh nghiệp năm 2005 (nay đã hết hiệu lực) và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn khác có liên quan, theo đó mỗi doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng một con dấu duy nhất, trong trường hợp cần có thêm con dấu thì cần phải được sự đồng ý, cho phép bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền, đồng thời cần phải có ký hiệu riêng để phân biệt với các con dấu trước đó (căn cứ theo quy định tại Điều 6 của Nghị định 58/2001/NĐ-CP – đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2016). Ngoài ra, sau khi khắc xong con dấu, công ty cần phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu với Cơ quan công an, nộp nghĩa vụ tài chính, và chỉ được sử dụng con dấu khi đã được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu. Trước khi bắt đầu sử dụng thì cần phải thực hiện thủ tục thông báo giới thiệu mẫu con dấu, con dấu doanh nghiệp bắt buộc phải có hình tròn, sử dụng màu mực đỏ. Vì vậy, chỉ có con dấu tròn mới có giá trị trong hoạt động của các doanh nghiệp vào thời điểm trước đây.

(2) Từ khi Luật Doanh nghiệp năm 2022 có hiệu lực:

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về dấu doanh nghiệp. Theo đó:

• Dấu bao gồm nhiều loại, như: Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

• Doanh nghiệp sẽ có quyền quyết định loại dấu, hình thức, số lượng, nội dung của dấu doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp và các đơn vị khác của doanh nghiệp đó;

• Quá trình quản lý, lưu giữ dấu sẽ được thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc theo quy định tại quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sẽ có quyền sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Như vậy, theo quy định hiện nay thì doanh nghiệp sẽ có quyền quyết định hình thức của con dấu (có thể là hình tròn, hình vuông, hình tam giác, hình thang và nhiều loại hình dáng khác), vì vậy việc lựa chọn hình dáng con dấu không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của con dấu đó. Hay nói cách khác, dấu tròn hay dấu vuông đều có giá trị tương đương nhau.

Tuy nhiên, có thể kể đến một số điểm khác biệt cơ bản giữa dấu tròn và dấu vuông như sau:

2. Phân loại con dấu thường dùng trong doanh nghiệp:

Con dấu được xem là công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc sử dụng con dấu tạo ra sự chuyên nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm công sức, mang lại hiệu quả công việc cao. Có thể tổng hợp một vài mẫu con dấu phổ biến thường dùng hiện nay như sau:

• Con dấu tên. Con dấu tên được xem là con dấu sử dụng khá phổ biến trên thực tế hiện nay, một số cá nhân thường sử dụng loại con dấu này như: giáo viên, giám đốc, bác sĩ, giảng viên … Quá trình sử dụng con dấu giúp thể hiện chức danh một cách dễ dàng, thể hiện giá trị của bản thân, tạo nên sự chuyên nghiệp, mang lại nhiều lợi ích trong công việc và cuộc sống;

• Con dấu chữ ký. Con dấu chữ ký cũng là một trong những hình thức con dấu phổ biến, được sử dụng để thay thế cho việc ký tay, thông thường con dấu chữ ký sẽ được sử dụng để đóng lên các loại giấy tờ như: giấy khen, bằng khen, hợp đồng … Và đây cũng được xem là công cụ cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian, mang lại hiệu quả cao trong công việc;

• Con dấu tròn. Con dấu tròn là một trong những hình thức thể hiện năng lực pháp lý của một doanh nghiệp, công ty. Thông thường khi công ty muốn sử dụng con dấu tròn một cách hợp pháp, cần phải thực hiện thủ tục đăng ký thông qua cơ quan có thẩm quyền, và được cấp phép sử dụng trên thực tế. Những thông tin cần phải có trên con dấu tròn như: Tên đầy đủ của doanh nghiệp, thông tin liên quan tới mã số thuế của doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;

• Con dấu vuông (có thể là con dấu logo, con dấu mã số thuế). Thông tin trên con dấu này bao gồm: tên doanh nghiệp, tên hộ kinh doanh, dãy mã số thuế, thông tin liên quan đến địa chỉ liên lạc. Sử dụng con dấu logo, con dấu mã số thuế giúp tiết kiệm thời gian, đem đến nhiều tiện ích; thay vì phải ghi nhớ dãy mã số thuế phức tạp thì chỉ cần một con dấu, công việc sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

3. Con dấu doanh nghiệp mang lại những giá trị, lợi ích gì?

Con dấu doanh nghiệp mang lại những giá trị và lợi ích sau đây:

Thứ nhất, giúp tăng mức độ uy tín. Ngày nay, con dấu đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong các công ty, các cá nhân, tổ chức, con dấu thường được sử dụng trong các văn bản báo cáo để khẳng định, đảm bảo mức độ tin cậy, chính xác của những loại giấy tờ, văn bản đó. Bên cạnh đó, nhờ có con dấu mà văn bản, giấy tờ, báo cáo được bảo vệ về nội dung, chịu trách nhiệm pháp lý trước pháp luật; khách hàng nhìn vào văn bản có con dấu sẽ tin tưởng hơn, yên tâm hơn.

Thứ hai, giúp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng, hiệu quả và chính xác. Con dấu sẽ giúp cá nhân tiết kiệm thời gian, thay vì phải dành nhiều thời gian để ký tay (ký sống), kiểm tra các loại văn bản, giấy tờ, hợp đồng của công ty, thì khi có con dấu mọi công việc sẽ trở nên đơn giản, hiệu quả hơn, đảm bảo độ chính xác cao. Khi có quá nhiều văn bản cần xác thực thì việc sử dụng con dấu sẽ tạo ra sự nhanh gọn, hiệu quả cho người thực hiện và các bên có liên quan, giúp cho các cơ quan và doanh nghiệp dễ dàng quản lý, giám sát những thủ tục hành chính.

Thứ ba, tránh khỏi tình trạng giả mạo giấy tờ. Văn bản có con dấu doanh nghiệp đem lại hiệu quả cao, chứng minh các loại giấy tờ, văn bản đó là chính xác, giảm thiểu tình trạng giả mạo giấy tờ, hạn chế tối đa hành vi vi phạm quy định của pháp luật.