Quy định những văn bản bắt buộc phải đóng dấu giáp lai

Như vậy, theo các điều luật nêu trên, pháp luật không có quy định cụ thể về việc bắt buộc phải đóng dấu giáp lai lên các loại văn bản nào. Tuy nhiên thông thường, những văn bản có nhiều tờ thì cần phải được đóng dấu giáp lai.

Và việc đóng dấu giáp lai phải được đóng vào mép phía bên phải của văn bản, quá trình đóng dấu cần phải bao trùm lên một phần văn bản, mỗi dấu giáp lai không được đóng vượt quá 05 tờ.

2. Hướng dẫn đóng dấu giáp lai trên văn bản và trên ảnh đúng quy định: 

Dấu giáp lai là loại dấu được sử dụng khá phổ biến trong các loại hợp đồng, giao dịch, văn bản hành chính. Tuy nhiên thực tế hiện nay nhiều người vẫn chưa nắm rõ tính chất pháp lý của dấu giáp lai. Cần phải lưu ý một số vấn đề trong quá trình đóng dấu giáp lai trên văn bản và trên ảnh như sau:

(1) Đóng dấu giáp lai trên văn bản:

Khi thực hiện giao kết hợp đồng, thông thường các công ty sẽ đóng dấu giáp lai trên hợp đồng đó. Tuy nhiên, pháp luật hiện nay không có quy định bắt buộc về việc phải đóng dấu giáp lai trên những loại văn bản này. Hiệu lực của hợp đồng hoàn toàn phụ thuộc vào nội dung thỏa thuận của các bên trong quá trình ký kết, trong đó giá trị pháp lý của văn bản được khẳng định bởi con dấu đóng ở vị trí 1/3 chữ ký bên tay trái của người có thẩm quyền ký tên trên hợp đồng. Điều này đồng nghĩa với việc, đóng dấu giáp lai chỉ nhằm mục đích bảo đảm tính toàn vẹn, chính xác của nội dung trong văn bản, tránh việc sửa đổi hoặc thay thế nội dung trong văn bản đó.

Như vậy, trên hợp đồng hoặc trên phụ lục của hợp đồng, các bên ký kết hoàn toàn có quyền đóng dấu giáp lai, pháp luật không quy định bắt buộc nhưng đây cũng không phải là điều cấm. Trong một số trường hợp nhất định, bên đều có thể đóng dấu giáp lai mà không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng đó. Dấu giáp lai được đóng theo quy định như sau:

• Mỗi dấu giáp lai chỉ được đóng tối đa 05 tờ văn bản;

• Cần phải đóng dấu giáp lai rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, và dùng màu mực màu đỏ theo quy định của pháp luật;

• Dấu giáp lai cần phải được đóng vào vị trí giữa mép bên phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, quá trình đóng dấu cần phải bao trùm lên một phần tờ giấy.

(2) Đóng dấu giáp lai trên ảnh:

Dấu giáp lai được đóng trên giấy tờ, văn bản có từ 02 tờ trở lên được áp dụng phổ biến, tuy nhiên trường hợp đóng dấu giáp lai trên ảnh cũng được nhiều người quan tâm. Việc đóng dấu giáp lai trên ảnh thông thường được áp dụng tương tự giống như việc đóng dấu giáp lai trên các loại giấy tờ, văn bản quy pháp luật hiện nay chưa quy định cụ thể về việc đóng dấu giáp lai trên ảnh. Cụ thể như sau:

• Dấu giáp lai sẽ được đóng vào phía bên mép phải, phía dưới của ảnh;

• Dấu giáp lai cần phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều, sử dụng màu mực đỏ theo quy định của pháp luật.

3. Ai có thẩm quyền quản lý dấu giáp lai?

Căn cứ theo quy định tại Điều 32 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề quản lý con dấu và trang thiết bị lưu khóa bí mật. Theo đó:

(1) Người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức có trách nhiệm, nghĩa vụ giao cho Văn thư quản lý, sử dụng con dấu, quản lý và sử dụng trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức mình theo quy định của pháp luật.

(2) Văn thư cơ quan cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ như sau:

• Bảo quản con dấu, sử dụng con dấu, sử dụng các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở của cơ quan, tổ chức đó;

• Văn thư chỉ được giao con dấu, các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức mình cho cá nhân khác khi được sự cho phép, đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, bàn giao các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức bắt buộc phải được lập thành văn bản;

• Cần phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao của văn bản đó;

• Chỉ được đóng dấu, ký số của tổ chức, cơ quan vào văn bản khi văn bản đó đã có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao của văn bản khi bản sao đó do chính cơ quan trực tiếp thực hiện.

(3) Các cá nhân cần phải có trách nhiệm, nghĩa vụ tự bảo quản an toàn trang thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Như vậy, thẩm quyền quản lý dấu giáp lai của tổ chức, cơ quan sẽ thuộc về bộ phận Văn thư.

Tóm lại, việc đóng dấu giáp lai trên các loại giấy tờ, văn bản tùy thuộc vào tính chất của giấy tờ, tài liệu đó, và thông thường việc đóng dấu giáp lai sẽ được áp dụng đối với văn bản có từ 02 trang trở lên (trong trường hợp văn bản in 01 mặt) và 03 trang trở lên (trong trường hợp văn bản in 02 mặt). Hoạt động đóng dấu giáp lai nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác của nội dung trong từng trang, tránh trường hợp thay đổi nội dung trong tài liệu, đảm bảo sự khách quan cho tài liệu đó.

THAM KHẢO THÊM: