1. Kế toán bán hàng là gì?
Kế toán bán hàng không chỉ đơn thuần là một công việc ghi chép, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán bán hàng phải đảm bảo rằng các thông tin liên quan đến bán hàng được ghi chép chính xác và đầy đủ để giúp cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định đúng đắn.
Vì vậy, để trở thành một kế toán bán hàng giỏi, người làm công việc này cần phải có khả năng phân tích và đánh giá dữ liệu kinh doanh. Họ cần phải hiểu rõ về các chỉ số kinh doanh quan trọng như doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí và phải có khả năng ra những dự đoán về xu hướng kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng phải có khả năng làm việc độc lập, tổ chức công việc một cách hiệu quả, và tối ưu hoá quy trình làm việc. Họ cần phải biết cách xử lý những vấn đề phát sinh và đưa ra những giải pháp thích hợp, đồng thời nắm bắt được các thay đổi và cập nhật kiến thức mới nhất trong lĩnh vực kế toán.
Kế toán bán hàng cũng cần phải có khả năng giao tiếp tốt để có thể làm việc với các bộ phận khác trong doanh nghiệp như bộ phận bán hàng, sản xuất, quản lý chất lượng và tài chính. Họ cần phải hiểu rõ về những mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và đưa ra các giải pháp phù hợp với các mục tiêu này.
Cuối cùng, kế toán bán hàng cần phải đảm bảo rằng các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp đang diễn ra một cách hiệu quả và có thể đưa ra các đề xuất để tối ưu hoá các hoạt động này. Với các kỹ năng và kiến thức cần thiết, kế toán bán hàng có thể trở thành một thành viên quan trọng trong doanh nghiệp.
2. Mô tả công việc kế toán bán hàng:
Bảng mô tả công việc của kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong quá trình quản lý doanh nghiệp. Với vai trò là người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ bán hàng, kế toán bán hàng có một số nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ.
2.1. Cập nhật giá bán và số lượng hàng hóa:
Kế toán bán hàng đảm bảo rằng giá bán và số lượng sản phẩm hàng hóa được cập nhật thường xuyên trong phần mềm kế toán. Việc này giúp đảm bảo rằng giá cả và số lượng hàng hóa được cập nhật đầy đủ và chính xác nhất. Nếu giá cả và số lượng hàng hóa được điều chỉnh, kế toán bán hàng sẽ thông báo đến các bộ phận liên quan để đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp được cập nhật thông tin mới nhất.
2.2. Quản lý hóa đơn và chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng:
Kế toán bán hàng có trách nhiệm quản lý và kiểm tra hóa đơn đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp trong kỳ bán hàng bằng phần mềm hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho việc hạch toán. Việc xuất hóa đơn cho bán hàng cho khách và kèm theo bảng kê khai chi tiết hàng hóa, cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán bán hàng. Bên cạnh đó, kế toán bán hàng nhập số liệu mua bán hàng hóa vào phần mềm kế toán, bao gồm bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT (nếu có) cũng như tính toán tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có).
2.3. Kiểm kê và cập nhật số liệu hàng hóa trong kho:
Kế toán bán hàng phối hợp với kế toán kho và thủ kho để kiểm kê và đối chiếu lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm. Sau đó, kế toán bán hàng cập nhật số lượng thực thế lên phần mềm và lập báo cáo các số liệu bán – mua hàng trong ngày vào mỗi cuối ngày. Việc này giúp đảm bảo rằng số liệu trong phần mềm kế toán là chính xác và đầy đủ nhất.
2.4. Theo dõi tình hình công nợ bán hàng:
Theo dõi tình hình công nợ bán hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng kết hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ phải thu để thống kê tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng. Kế toán bán hàng cũng tham gia lập kế hoạch đôn đốc và thu hồi công nợ trong quá trình bán hàng, quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ của khách.
2.5. Lập các báo cáo số liệu bán hàng:
Lập các báo cáo danh mục hàng bán ra, báo cáo công nợ phải thu theo kỳ bán hàng hoặc theo yêu cầu của cấp trên là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán bán hàng. Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tài chính hàng tháng, quý, năm để giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình bán hàng và tiền hàng. Những báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của nghiệp vụ bán hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
2.6. Thực hiện các thủ tục thuế:
Kế toán bán hàng phải thực hiện các thủ tục thuế liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, bao gồm đăng ký, khai báo thuế, tính thuế và nộp thuế. Kế toán bán hàng cũng cập nhật các quy định mới nhất của pháp luật thuế để đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế.
2.7. Theo dõi chi phí bán hàng:
Kế toán bán hàng phải theo dõi và kiểm soát chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Việc này giúp đảm bảo rằng chi phí bán hàng được kiểm soát tốt nhất có thể. Kế toán bán hàng cũng lập báo cáo các chi phí bán hàng để giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
2.8. Xử lý các khiếu nại của khách hàng:
Kế toán bán hàng cũng có trách nhiệm giải quyết các khiếu nại của khách hàng liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Kế toán bán hàng phải phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý các khiếu nại này một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2.9. Tham gia lập kế hoạch kinh doanh :
Kế toán bán hàng tham gia vào quá trình lập
2.10. Chăm sóc khách hàng:
Kế toán bán hàng có trách nhiệm chăm sóc khách hàng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm, giá cả và các chính sách khuyến mãi liên quan đến nghiệp vụ bán hàng. Việc chăm sóc khách hàng giúp doanh nghiệp giữ chân được khách hàng hiện có và thu hút được khách hàng mới.
Những nhiệm vụ trên chỉ là một phần trong nhiệm vụ của kế toán bán hàng. Với vai trò quan trọng và đa dạng của nhiệm vụ, kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và hiệu quả của doanh nghiệp.
3. Yêu cầu đối với Nhân viên Kế toán bán hàng:
Kế toán bán hàng là một công việc quan trọng trong doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, việc tuyển dụng nhân viên kế toán bán hàng đòi hỏi các yêu cầu và kỹ năng đặc biệt:
– Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là Microsoft Excel. Công việc của kế toán bán hàng đòi hỏi việc sử dụng các công cụ văn phòng để thực hiện các báo cáo, tính toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Việc sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng giúp nhân viên kế toán bán hàng thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
– Biết cách tổng hợp báo cáo và thực hiện công việc đúng quy trình kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng cần phải biết cách tổng hợp thông tin về doanh số bán hàng, doanh thu, lợi nhuận, chi phí để đưa ra các báo cáo phục vụ cho việc quản lý và ra quyết định. Ngoài ra, kế toán bán hàng cũng cần phải thực hiện công việc đúng quy trình kế toán bán hàng của doanh nghiệp.
– Biết sử phần mềm bán hàng. Kế toán bán hàng cần phải nắm rõ các thông tin về sản phẩm, giá cả, khuyến mãi, chương trình ưu đãi để giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm và đưa ra quyết định mua hàng. Đồng thời, kế toán bán hàng cũng cần phải sử dụng các phần mềm bán hàng để quản lý thông tin sản phẩm, đơn hàng và khách hàng.
– Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, nhiệt tình, nhanh nhẹn. Nhân viên kế toán bán hàng cần có tinh thần trách nhiệm cao, thể hiện bằng việc hoàn thành công việc đúng thời hạn và đảm bảo chất lượng. Họ cũng cần có tinh thần nhiệt tình và nhanh nhẹn để giải quyết các vấn đề trong quá trình bán hàng.
– Trung thực, thật thà và cẩn thận. Nhân viên kế toán bán hàng cần phải trung thực, thật thà và cẩn thận trong việc xử lý thông tin để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót trong công việc. Đặc biệt, trong việc quản lý thông tin khách hàng, kế toán bán hàng cần phải đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định về bảo vệ thông tin cá nhân.
Với các yêu cầu và kỹ năng đặc biệt như vậy, nhân viên kế toán bán hàng sẽ có thể đóng góp đáng kể vào sự phát triển của doanh nghiệp.
