1. Hội nghị là gì?
– Hội nghị được coi như là một cuộc họp được tổ chức với quy mô lớn hoành tráng. Tổ chức hội nghị để bàn bạc về những vấn đề lớn, có tổ chức, có chủ đề cụ thể nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của tổ chức, doanh nghiệp. Sau khi đánh giá được những ưu điểm và nhược điểm đó các thành viên trong hội nghị sẽ đưa ra ý kiến và rút kinh nghiệm cho tổ chức, doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển hơn.
– Các chương trình hội nghị phổ biến:
+ Hợp tác đầu tư và phát triển: Tại hội nghị này các dự án sẽ được trình bày nhằm thu hút các nhà đầu tư. Đấy cũng là một chương trình nhằm thúc đẩy sự phát triển của mỗi công ty
+ Tổng kết cuối năm: Cuối năm là thời điểm mà các tổ chức, doanh nghiệp nhìn lại cả một quá trình vừa qua của công ty. Nêu ra những vấn đề còn tồn đọng để sửa đổi và khen thưởng, biểu dương những thành tích đã đạt được trong thời gian vừa qua.
+ Hội nghị khách hàng: Hội nghị khách hàng giống như một buổi tri ân khách hàng đã ủng hộ tổ chức, doanh nghiệp trong suốt thời gian vừa qua.
2. Hội thảo là gì?
– Hội thảo là cuộc gặp mặt của một nhóm người có cùng một mối quan tâm chung tại một địa điểm và thời gian đã định trước để tranh luận về nội dung quan tâm. Khách mời tham gia hội thảo là những người có cùng mối quan tâm đến một lĩnh vực nào đó và họ cùng đến hội thảo chia sẻ, tranh luận về vấn đề đó. Các hội thảo phổ biến nhất dựa trên các ngành công nghiệp, nghề nghiệp, và người hâm mộ chung.
– Các chương trình hội thảo phổ biến thường xuyên tổ chức là
+Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hội thảo sẽ mời những khách mời đến để chia sẻ cùng trao đổi kinh nghiệm, công việc của họ để từ đó mỗi thành viên tham dự hội thảo sẽ tự rút ra được những bài học phục vụ cho cuộc sống, công việc của chính bản thân họ.
+ Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Đến với hội thảo này những khách mời sẽ được tiếp cận và tìm hiểu một cách chi tiết các sản phẩm mà mà họ quan tâm. Đây cũng là một hình thức Marketing sản phẩm.
+ Hội thảo chuyên ngành: Hội thảo này dành cho những chuyên gia và các thành viên trong cụ thể một lĩnh vực nào đó.
3. Phân biệt giữa hội nghị và hội thảo:
– Về quy mô: Hội thảo thường được tổ chức với quy mô nhỏ còn hội nghị sẽ được tổ chức với quy mô lớn, hoành tráng hơn
– Về mục tiêu:
+ Mục tiêu của hội thảo là làm sáng tỏ cơ sở của vấn đề, đề xuất, kiến nghị hoặc dự báo xu hướng theo cơ sở khoa học.
+ Mục tiêu của hội nghị là để đưa ra quyết định, nhận xét hoặc thống nhất một vấn đề nhất định nào đó
– Về nội dung:
+ Nội dung trong các buổi hội thảo thường là thảo luận về một số vấn đề mang tính khoa học, lý luận và thực tiễn đang đặt ra
+ Nội dung của hội nghị công việc ,bàn bạc về những vấn đề lớn, có tổ chức, có chủ đề cụ thể nhằm tổng kết tình hình hoạt động đã qua, chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của tổ chức, doanh nghiệp
4. Ý nghĩa của việc tổ chức hội nghị, hội thảo:
– Tổ chức hội nghị, hội thảo nhằm quảng bá hình ảnh, các tổ chức, tổ chức các sự kiện với mục đích khác nhau tuy nhiên mục đích chính là để quảng bá hình ảnh. Với những sự kiện lớn mang tính quốc gia, hội nghị chính là cơ hội để quảng bá hình ảnh, thu hút vốn đầu tư,.
– Tổ chức hội nghị, hội thảo còn là cơ hội để các doanh nghiệp ra mắt các sản phẩm mới đến khách hàng để khách hàng biết thêm về sản phẩm của doanh nghiệp mình. Đây là một cách tinh tế để doanh nghiệp đưa sản phẩm mới ra thị trường, kết nối doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng kích thích nhu cầu của khách hàng với các sản phẩm dịch vụ của công ty.
– Khi tổ chức hội nghị mang tầm quốc gia thì những hội nghị này đóng vai trò để phát triển những mối quan hệ hữu nghị, hợp pháp quốc tế.
– Tổ chức hội thảo, hội nghị tri ân khách hàng, gửi lời cảm ơn của doanh nghiệp đến các đối tác, khách hàng.
5. Pháp luật quy định về tổ chức hội nghị hội thảo quốc tế:
5.1 Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
– Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế sau:
+ Hội nghị, hội thảo quốc tế có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;
+ Hội nghị, hội thảo quốc tế có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
– Người có thẩm quyền quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, địa phương mình và cho phép các đơn vị tổ chức sau đây được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đối với trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này:
+ Các cơ quan, đơn vị trực thuộc cơ quan của người có thẩm quyền;
+ Các cơ quan, tổ chức Việt Nam và nước ngoài do cơ quan của người có thẩm quyền cho phép hoạt động, trừ trường hợp nêu tại điểm c khoản này;
+ Đối với các hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam, người có thẩm quyền là Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội vụ quy định.
5.2 Quy trình xin phép và tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ xin phép bao gồm:
+ Công văn xin phép tổ chức;
+ Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo;
+ Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan trong trường hợp các quy định pháp luật khác có yêu cầu;
+ Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đơn vị tổ chức gửi đầy đủ hồ sơ xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cho cơ quan của người có thẩm quyền ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ và ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của người có thẩm quyền.
Lưu ý: Đối với các chương trình, dự án, phi dự án đã được phê duyệt có hợp phần là tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế nhưng chưa có Đề án tổ chức theo Mẫu 01 kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg hoặc cơ quan phê duyệt chương trình, dự án, phi dự án không phải là cơ quan của người có thẩm quyền theo Quyết định này, đơn vị tổ chức cần tiến hành thực hiện theo quy trình được quy định tại khoản 1 của Điều 4 quyết định 06/2020/QĐ-TTg trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
Bước 3: Tiếp nhận đơn và trả kết quả.
Bước 4: Sau khi được người có thẩm quyền cho phép, đơn vị tổ chức có trách nhiệm sau đây:
+ Tiến hành hội nghị, hội thảo quốc tế theo nội dung và Đề án đã được phê duyệt; thực hiện đúng các quy định về tài chính hiện hành;
+ Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, tư liệu, số liệu liên quan phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế và bảo đảm thực hiện quy định về bảo vệ bí mật nhà nước;
+ Báo cáo cơ quan của người có thẩm quyền kết quả tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trong thời gian 15 ngày kể từ khi kết thúc hội nghị, hội thảo quốc tế, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ để tổng hợp
5.3. Quy trình thẩm định, cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
– Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền cho phép của Thủ tướng Chính phủ, người có thẩm quyền có trách nhiệm sau đây:
– Lấy ý kiến bằng văn bản của Bộ Ngoại giao; Bộ Công an; các cơ quan, địa phương liên quan. Cơ quan, địa phương được lấy ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị;
– Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định;
– Trả lời bằng văn bản cho đơn vị tổ chức, đồng gửi cho Bộ Ngoại giao, Bộ Công an và các cơ quan, địa phương có liên quan để phối hợp quản lý.
