Mẫu quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô của công ty

1. Sự cần thiết phải ban hành quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô của công ty:

Việc sử dụng xe ô tô trong các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng phổ biến, đặc biệt trong các công ty có nhu cầu di chuyển thường xuyên hoặc sử dụng xe cho các mục đích như vận chuyển hàng hóa, tiếp khách hoặc công tác ngoại tỉnh. Tuy nhiên, cùng với đó là những thách thức trong việc quản lý hiệu quả, đảm bảo an toàn và tối ưu hóa chi phí sử dụng phương tiện. Do đó, việc ban hành quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô của công ty là một yêu cầu tất yếu, xuất phát từ các lý do sau:

• Đảm bảo an toàn giao thông và tuân thủ pháp luật: Việc sử dụng xe ô tô liên quan trực tiếp đến an toàn giao thông và các quy định pháp luật như Luật Giao thông đường bộ, các quy định về bảo dưỡng, kiểm định xe định kỳ và trách nhiệm pháp lý khi xảy ra sự cố. Một quy chế rõ ràng sẽ giúp người sử dụng xe hiểu rõ trách nhiệm của mình, đồng thời giảm thiểu rủi ro về pháp lý và tai nạn giao thông.

• Tăng cường hiệu quả quản lý tài sản của công ty: Xe ô tô là tài sản có giá trị lớn, đòi hỏi quản lý chặt chẽ để tránh lãng phí hoặc sử dụng sai mục đích. Quy chế giúp xây dựng các quy định về phân quyền sử dụng, bảo dưỡng định kỳ và quản lý nhiên liệu, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

• Đảm bảo công bằng và minh bạch trong sử dụng: Quy chế quản lý giúp công ty thiết lập các nguyên tắc minh bạch về quyền và nghĩa vụ của nhân viên trong việc sử dụng xe. Điều này không chỉ tránh được những tranh chấp không đáng có mà còn góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cá nhân.

• Phục vụ mục tiêu phát triển bền vững: Việc quản lý, sử dụng xe đúng cách góp phần giảm thiểu tác động tiêu cực đến môi trường, đồng thời thể hiện cam kết của doanh nghiệp với các mục tiêu phát triển bền vững.

Như vậy, việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng xe ô tô không chỉ giúp công ty vận hành hiệu quả hơn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tạo môi trường làm việc minh bạch, an toàn. Đây là một phần không thể thiếu trong hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện đại.

2. Mẫu quy chế quản lý, sử dụng xe ô tô của công ty được quy định như thế nào?

QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG Ô TÔ

Mã tài liệu: HC-13

Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu

 

I/ MỤC ĐÍCH:

• Xác định các bước thực hiện điều xe phục vụ cho các bộ phận, cá nhân trong công ty.

• Đảm bảo việc sử dụng xe đúng nguyên tắc, xe được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và sử dụng tốt.

II/ PHẠM VI:

III/ ĐỊNH NGHĨA:

IV/ NỘI DUNG:

1. Các nguyên tắc chung quản lý và sử dụng xe:

• Xe ô tô cơ quan chỉ phục vụ cho nhu cầu công tác của các công ty, không được sử dụng vào mục đích riêng, trừ trường hợp xe sử dụng cho ban giám đốc, hội đồng quản trị công ty, nhưng người sử dụng phải chịu phi phí xăng xe và phụ cấp cho nhân viên lái xe.

• Phòng HCQT là đơn vị trực tiếp quản lý điều hành tổ xe của công ty.

• Phòng Tài chính – Kế toán trực tiếp quản lý kinh phí xăng, xe và các kinh phí duy trì hoạt động của xe ô tô, theo dõi các khoản kinh phí có liên quan đến hoạt động của xe ô tô để báo cáo Giám đốc phê duyệt.

• Ðối tượng được sử dụng xe ô tô công ty là các đối tượng được cấp xe riêng, đối với các đối tượng không được sử dụng nhưng có nhu cầu thì phải làm giấy đề nghị sử dụng và phải được duyệt theo quy trình dưới đây.

2. Quy trình điều xe

• Người có nhu cầu sử dụng xe của công ty phải làm giấy đề nghị điều xe theo phiếu đề nghị chung của công ty, sau đó chuyển cho quản lý duyệt.

• Thẩm quyền điều xe: Trưởng các phòng ban.

• Thời gian đăng ký sử dụng xe: Nếu đi về trong ngày phải đăng ký trước 1 ngày. Nếu đi về từ 2 ngày trở lên phải đăng ký trước 2 ngày.

• Nếu xe không còn thì nhân viên văn thư trực tiếp liên hệ với các bộ phận, tổ xe để điều chỉnh. Trường hợp không sử dụng được thì phải ghi đề xuất vào ngay trong phiếu đề nghị xe thuê xe ngoài trình TP HCQT phê duyệt và thực hiện theo sự phê duyệt đó.

• Sau khi thuê xe ngoài xong, thì nhân viên văn thư yêu cầu bên dịch vụ làm giấy xác nhận việc thuê ngoài và phải có chữ ký của bên có nhu cầu, bên vận chuyển, sau đó xác nhận vào phiếu và chuyển qua phòng TCKT làm thủ tục thanh toán.

• Đối với trường hợp xe của công ty còn, nhân viên văn thư ghi lệnh điều xe trình TP HCQT duyệt và chuyển cho tổ xe thực hiện.

3. Trách nhiệm của lái xe

3.1. Lãnh đạo Ðội xe có trách nhiệm

• Trực tiếp điều động lái xe đi công tác hàng ngày và nhu cầu đột xuất của các đơn vị theo quyết định của Trưởng phòng HCQT.

• Quản lý việc tiêu thụ xăng dầu, xăm lốp, bình điện v.v.. theo định mức đối với từng đầu xe tương ứng với số km xe chạy. Kẹp chì đồng hồ công tơ mét cho tất cả các xe đang quản lý (trừ xe mới mua theo quy định của nhà sản xuất) để đảm bảo mức tiêu thụ xăng chính xác với số km chạy thực tế.

• Kiểm tra, cập nhật sổ theo dõi xe của từng lái xe và xác nhận hằng tháng làm cơ sở cho phòng Tài chính Kế toán thanh toán xăng dầu cho mỗi xe trong 1 tháng.

• Lập kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì đối với từng xe, có kế hoạch phân công xe hợp lý để hàng năm các xe đều được kiểm tra định kỳ, sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho mỗi xe; dự trù kinh phí hàng năm, từng quí gửi cho Phòng Tài chính-Kế toán.

• Giải quyết kịp thời các đề nghị của lái xe, báo cáo phòng HCQT nếu vượt thẩm quyền giải quyết.

3.2. Lái xe có trách nhiệm

• Chấp hành lệnh điều động, phân công của lãnh đạo Ðội xe và chịu sự điều động trực tiếp của Trưởng đoàn khi đi công tác.

• Chuẩn bị và kiểm tra kỹ thuật xe chu đáo trước mỗi chuyến đi công tác, thường xuyên giữ gìn xe tốt, sạch sẽ.

• Chấp hành đúng luật giao thông, nội quy, quy chế của Cơ quan để bảo đảm tuyệt đối an toàn về người và xe.

• Ðảm bảo đúng giờ và địa điểm đón, trả CNV theo yêu cầu của phiếu đăng ký xe và Trưởng đoàn công tác.

• Có thái độ hoà nhã, vui vẻ, giao tiếp lịch thiệp, đúng mực đối với cán bộ, công chức đoàn công tác và cán bộ địa phương nơi đến công tác.

• Có ý thức tiết kiệm xăng dầu, xăm lốp, bình điện. Mỗi chuyến công tác, từ khi xuất phát đến khi kết thúc, phải lấy chữ ký xác nhận của Trưởng đoàn công tác về số km thực tế cho đợt công tác đó.

• Ðể phục vụ công tác đột xuất, mỗi xe được phép tồn dư 20 lít xăng, nếu mức xăng tồn dư quá 25 lít, khi cấp phát tạm ứng xăng cho các đợt công tác tiếp theo, kế toán sẽ trừ số xăng tồn dư quá quy định trên.

• Khi sử dụng xe vào ngày nghỉ, phải báo cho Bảo vệ cơ quan bằng văn bản để theo dõi, kiểm tra. Bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ghi chép vào sổ tất cả các xe ô tô ra khỏi cơ quan trong các ngày nghỉ, ngày lễ và báo cáo cho Trưởng phòng HCQT

V/ BIỂU MẪU KÈM THEO:

——————–o0o——————–

Biểu mẫu HC-13-BM01

GIẤY ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG XE

Người đề nghị: … Bộ phận: …

Loại xe đề nghị:… Thời gian cần: …Thời gian xong: …

Lý do: …

——————–o0o——————–

Biểu mẫu HC-13-BM02

PHIẾU ĐIỀU XE

 

Tổng số km

Yêu cầu: Nhân viên lái xe phải vệ sinh sạch sẽ xe và kiểm tra kỹ thuật xe trước giờ khởi hành./.

——————–o0o——————–

Biểu mẫu HC-13-BM03

PHIẾU XÁC NHẬN SỬ DỤNG XE

Tên lái xe: … Ngày: ….

Nội dung đi công tác: … Thời gian … Số km …

Các phí khác:…

——————–o0o——————–

Biểu mẫu HC-13-BM04

KẾ HOẠCH BẢO TRÌ XE

——————–o0o——————–

Biểu mẫu HC-13-BM05

BẢNG KÊ THANH TOÁN CHI PHÍ XE Ô-TÔ

Loại xe: … Biển số …  Tháng …… năm 200 .…

 

Số lượng nhiên liệu được thanh toán: …

3. Các nguyên tắc chung quản lý và sử dụng xe của công ty:

Nguyên tắc chung trong quản lý và sử dụng xe ô tô của công ty được quy định như sau:

• Phạm vi sử dụng xe ô tô công ty: Xe ô tô của công ty được sử dụng nhằm phục vụ các hoạt động công tác, không được phép sử dụng cho mục đích cá nhân. Trường hợp xe dành cho Ban Giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị, người sử dụng phải tự chi trả các khoản chi phí liên quan, bao gồm nhiên liệu và phụ cấp cho nhân viên lái xe.

• Đơn vị quản lý xe: Phòng Hành chính – Quản trị là bộ phận chịu trách nhiệm trực tiếp về việc quản lý và điều hành đội xe của công ty, đảm bảo xe được vận hành theo đúng quy định.

• Quản lý tài chính liên quan đến xe ô tô: Phòng Tài chính – Kế toán chịu trách nhiệm quản lý các khoản kinh phí vận hành xe, bao gồm chi phí nhiên liệu, bảo dưỡng và các khoản liên quan khác. Phòng này cũng có nhiệm vụ theo dõi và lập báo cáo chi tiết trình Giám đốc phê duyệt.

• Đối tượng được phép sử dụng xe: Xe ô tô của công ty được phân bổ sử dụng cho các đối tượng cụ thể được cấp xe riêng. Những trường hợp không thuộc diện này nhưng có nhu cầu sử dụng xe phải làm đề nghị và được phê duyệt theo quy trình nội bộ đã được quy định.

THAM KHẢO THÊM: