Các trường hợp phải xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp

1. Các trường hợp phải xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp:

Căn cứ theo quy định tại Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về dấu của doanh nghiệp. Theo đó:

• Dấu của doanh nghiệp bao gồm: dấu được làm trực tiếp tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu được làm dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;

• Doanh nghiệp có quyền quyết định loại, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện và các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp;

• Quá trình quản lý con dấu, lưu giữ con dấu sẽ được thực hiện theo quy định tại điều lệ công ty hoặc được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác trực thuộc doanh nghiệp có con dấu ban hành. Doanh nghiệp sẽ có quyền sử dụng con dấu trong các giao dịch hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Như vậy, theo quy định của pháp luật hiện nay thì doanh nghiệp có thể thay đổi con dấu bất cứ khi nào, pháp luật không quy định trường hợp cụ thể phải xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp.

Tuy nhiên, hầu hết trường hợp xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp đều được thực hiện khi doanh nghiệp đó thay đổi đăng ký kinh doanh. Có thể kể đến một số trường hợp xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp như sau:

• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty. Trong trường hợp trên con dấu cũ của doanh nghiệp có thể hiện địa chỉ trụ sở công ty thì khi công ty có sự thay đổi địa chỉ này, công ty cần phải thay đổi con dấu, trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở công ty không ảnh hưởng đến con dấu doanh nghiệp thì không cần phải xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp;

• Thay đổi tên công ty;

• Cập nhật mã số thuế, thay thế số chứng nhận đăng ký kinh doanh;

• Mất con dấu;

• Con dấu bị hỏng, hoặc doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi số lượng con dấu;

• Doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi chất liệu làm con dấu.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể thay đổi hình thức, nội dung con dấu theo nhu cầu, nguyện vọng của doanh nghiệp.

2. Thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp: 

Theo quy định mới hiện nay, khi doanh nghiệp muốn thay đổi con dấu, hoặc con dấu của doanh nghiệp bị mất, doanh nghiệp có thể tự làm con dấu hoặc đặt con dấu mới tại các cơ sở khắc dấu (căn cứ theo quy định Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022) và không cần phải thực hiện thủ tục thông báo con dấu mới với Phòng đăng ký kinh doanh. Theo đó, thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp trở nên gọn nhẹ và tinh giản hơn.

Có thể tham khảo quy trình, thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Cơ quan, tổ chức khi có nhu cầu xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp, xin cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu nộp hồ sơ về Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh. Đây là một trong những bước quan trọng trong quá trình làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hạn chế trường hợp thiếu giấy tờ, hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian khi thực hiện thủ tục xin cấp đổi lại con dấu doanh nghiệp.

Bước 3: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và kiểm tra thành phần của hồ sơ. Theo đó, trong trường hợp nhận thấy hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, tiếp nhận hồ sơ và gửi giấy biên nhận hồ sơ trực tiếp cho người nộp hồ sơ hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Cổng dịch vụ công cho người nộp hồ sơ. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ chưa đầy đủ thành phần, không hợp lệ thì sẽ hướng dẫn, gửi phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trực tiếp cho người nộp hồ sơ hoặc gửi thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Cổng dịch vụ công cho người nộp hồ sơ. Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, thì sẽ không tiếp nhận hồ sơ, thông báo lý do từ chối, gửi thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ trực tiếp cho người nộp hồ sơ hoặc gửi thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Cổng dịch vụ công.

Bước 4: Trả kết quả. Căn cứ vào ngày hẹn trả kết quả trên giấy biên nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền sẽ trả kết quả trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính hoặc thông qua Cổng dịch vụ công cho người nộp hồ sơ. Thời gian giải quyết được xác định như sau: 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ.