Đóng dấu giáp lai thì đóng dấu bên trái hay bên phải?

2. Các loại văn bản nào phải đóng dấu giáp lai?

Đóng dấu giáp lai có vai trò vô cùng quan trọng. Dấu giáp lai nhằm mục đích:

• Đóng dấu giáp lai giúp tránh việc thay đổi, sửa đổi nội dung trong tài liệu, giấy tờ;

• Đóng dấu giáp lai giúp đảm bảo tính khách quan của các loại giấy tờ, tài liệu;

• Tránh văn bản bị thay thế hoặc bị làm sai lệch kết quả đã xác nhận trước đó.

Tuy nhiên hiện nay, chưa có bất kỳ văn bản quy phạm pháp luật nào liệt kê các loại văn bản nào cần phải được đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, căn cứ theo quy định tại điểm d khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề đóng dấu giáp lai như sau: Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu treo, đóng dấu nổi trên các loại giấy tờ, văn bản giấy sẽ do người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức quy định cụ thể.

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai trên các văn bản nào sẽ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. Hay nói cách khác, việc quy định về các loại văn bản nào cần phải được đóng dấu giáp lai sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định cụ thể.

Ví dụ như: Tổng cục hải quan là cơ quan quy định cụ thể về các loại văn bản cần phải đóng dấu giáp lai bao gồm:

• Quyết định giải quyết khiếu nại, quyết định giải quyết tố cáo;

• Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;

• Quyết định thanh tra, quyết định kiểm tra, quyết định ấn định thuế;

• Quyết định miễn thuế đối với các loại hàng hóa xuất nhập khẩu, quyết định kiểm tra sau khi thông quan;

• Quyết định cử cán bộ, công chức đi công tác tại nước ngoài, thông báo về việc giải quyết khiếu nại, giải quyết tố cáo;

• Thông báo phạt chậm thực hiện nghĩa vụ, kết luận kiểm tra, kết luận thanh tra, kết luận xác minh đơn tố cáo;

• Biên bản làm việc;

• Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;

• Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng.

• Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến vấn đề kế toán thuế, thống kê số liệu tài chính, thống kê tình hình xuất nhập khẩu và một số văn bản khác.

3. Chủ thể nào có thẩm quyền quản lý con dấu của cơ quan, tổ chức?

Căn cứ theo quy định tại Điều 32 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, có quy định về vấn đề quản lý con dấu và trang thiết bị lưu khóa bí mật. Theo đó:

• Người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, sử dụng các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức mình theo quy định của pháp luật;

• Văn thư cơ quan cần phải có một số trách nhiệm và quyền hạn như sau: Bảo quản an toàn con dấu, sử dụng con dấu có hiệu quả, bảo quản các trang thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở của cơ quan, tổ chức đó; văn thư chỉ được giao con dấu, giao các trang thiết bị lưu khóa bí mật cho cơ quan, tổ chức khác khi được sự đồng ý, cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền, và đồng thời quá trình bàn giao con dấu, bàn giao các trang thiết bị lưu khóa bí mật cần phải được lập thành văn bản; cần phải có nghĩa vụ trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và các bản sao của văn bản đó; chỉ được đóng dấu, tiến hành thủ tục ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan/tổ chức trực tiếp thực hiện;

• Cá nhân cần phải có trách nhiệm, nghĩa vụ tự bảo quản an toàn trang thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Như vậy, người đứng đầu cơ quan là người có thẩm quyền giao cho Văn thư quản lý con dấu, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Văn thư cơ quan khi tiếp nhận con dấu cần phải có trách nhiệm:

• Bảo quản an toàn con dấu, sử dụng con dấu có hiệu quả;

• Chỉ được giao con dấu của cơ quan, tổ chức mình cho cá nhân khác khi được sự cho phép, đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền. Đồng thời quá trình bàn giao con dấu của cơ quan, tổ chức bắt buộc phải được lập thành văn bản;

• Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào các loại văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao của các văn bản đó;

• Chỉ được thực hiện hoạt động đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào các loại giấy tờ, văn bản khi giấy tờ đó có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền, và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

THAM KHẢO THÊM: