Sự khác nhau giữa đóng dấu treo và dấu giáp lai là gì?

Phân biệt

Dấu treo

Dấu giáp lai

Khái niệm

Đóng dấu treo là sử dụng con dấu của doanh nghiệp, công ty đóng lên trang đầu tiên, quá trình đóng dấu treo được bao trùm lên một phần tên doanh nghiệp hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.

Đóng dấu giáp lai là hoạt động sử dụng con dấu của doanh nghiệp, công ty đóng lên mép phải của tờ giấy cho đến khi gặp tất cả các tờ vào với nhau sẽ tạo thành hình con dấu doanh nghiệp hoàn chỉnh.

Trường hợp

Việc đóng dấu treo được áp dụng trong các trường hợp như sau:

• Văn bản có phụ lục kèm theo;

• Bản sao văn bản chính do doanh nghiệp, công ty ban hành;

• Người ký văn bản không phải là người đại diện theo pháp luật hoặc cá nhân không có thẩm quyền sử dụng con dấu.

Nhìn chung, văn bản áp dụng chủ yếu bao gồm:

• Văn bản hành chính;

• Văn bản nội bộ doanh nghiệp;

• Hợp đồng và phụ lục hợp đồng;

• Hóa đơn, chứng từ kế toán;

• Xác nhận của phòng nghiệp vụ đối với quá trình thực tập của thực tập sinh;

• Các văn bản khác mang tính thông báo trong nội bộ doanh nghiệp.

Đóng dấu giáp lai là hình thức sử dụng con dấu đóng lên văn bản gồm 02 tờ trở lên. Vì vậy, khác với quá trình đóng dấu treo chỉ được áp dụng cho một số trường hợp nhất định thì việc đóng dấu giáp lai có phạm vi rộng hơn, đóng dấu giáp lai có thể áp dụng trong mọi trường hợp. 

Văn bản áp dụng của dấu giáp lai bao gồm: Những văn bản bao gồm 02 tờ trở lên đều có thể sử dụng dấu giáp lai.

Mục đích

Nhằm xác nhận văn bản này do doanh nghiệp ban hành.

 Bao gồm một số mục đích như sau:

• Xác thực văn bản có nhiều tờ;

• Xác thực thứ tự của các tờ;

• Ngăn ngừa tình trạng giả mạo, sửa chữa nội dung của các tờ trong văn bản đó.

Cách đóng dấu

Trong trường hợp đóng dấu trên văn bản chính, dấu treo cần phải được đóng lên trang đầu tiên và bao trùm lên một phần tên doanh nghiệp, công ty. Bên cạnh đó, trong trường hợp đóng dấu lên phụ lục văn bản thì dấu treo cần phải được đóng bao trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục văn bản đó.

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai cần phải tuân thủ theo các quy định như sau: Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, giấy tờ sẽ do người đứng đầu cơ quan, người đứng đầu tổ chức quy định cụ thể. Đồng thời, dấu giáp lai cần phải được đóng vào khoảng giữa mép bên phải của văn bản hoặc của phụ lục văn bản, quá trình đóng dấu giáp lai cần phải bao trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu giáp lai được đóng tối đa không quá 05 tờ văn bản. 

Văn bản thường dùng

Văn bản thường dùng bao gồm: Văn bản hành chính, văn bản nội bộ trong doanh nghiệp, hợp đồng giao kết giữa các bên, phụ lục hợp đồng, các loại hóa đơn, chứng từ kế toán, hoặc các bản sao văn bản khác do doanh nghiệp sao y.

Văn bản thường dùng đóng dấu giáp lai bao gồm: Tất cả các văn bản có số lượng từ 02 tờ trở lên.

Tính chất pháp lý

Những văn bản có thực hiện thủ tục đóng dấu treo được công nhận là văn bản do chính doanh nghiệp đó ban hành hoặc thừa nhận là một phần không thể thiếu của văn bản chính. Điều này tương tự như trường hợp công chứng, chứng thực đối với văn bản đó.

Thủ tục đóng dấu giáp lai giúp xác định cắt to là một phần không thể thiếu của văn bản theo một thứ tự nhất định. Khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang khác nhau, ngoài trước ký và đóng dấu của các bên tham gia hợp đồng thì trong phần cuối cùng của hợp đồng các bên còn phải đóng dấu giáp lai (trong trường hợp tất cả các bên tham gia hợp đồng đều là tổ chức có sử dụng con dấu).