Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai như thế nào?

1.2. Tính pháp lý của dấu giáp lai: 

Trái ngược hoàn toàn với dấu treo, dấu giáp lai là con dấu được đóng bên lề trái hoặc là phải của văn bản (trong trường hợp văn bản bao gồm 02 tờ trở lên), để trên tất cả các tờ đều có thông tin con dấu, đảm bảo tính chính xác của từng tờ trong văn bản, ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo giấy tờ. Việc đóng dấu giáp lai sẽ được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Thông thường, khi các công ty giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết (trong trường hợp tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu riêng). Đối với hợp đồng có nhiều trang khác nhau tuy nhiên không thể đóng dấu giáp lai một lần thì có thể chia tách, đóng dấu giáp lai trên các trang tiếp theo cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên tất cả các trang của hợp đồng đó, đảm bảo khi đưa các trang lại gần nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp. Như vậy, dấu giáp lai được đóng nhằm đảm bảo tính chính xác của từng văn bản, tránh trường hợp thay đổi nội dung và giả mạo văn bản, vì vậy dấu giáp lai không có giá trị pháp lý.

Có thể nói, điểm chung giữa dấu giáp lai và dấu treo là đều sử dụng con dấu để đóng vào văn bản, hai loại dấu này đều không có giá trị pháp lý. Giá trị pháp lý của văn bản chỉ được khẳng định bởi con dấu đóng 1/3 chữ ký của cá nhân có thẩm quyền. Việc đóng dấu giáp lai hay đóng dấu treo sẽ tùy thuộc vào tính chất của từng văn bản, tùy thuộc vào quy định của pháp luật cũng như quy định nội bộ của doanh nghiệp đó. Cần tùy thuộc vào từng trường hợp khác nhau để có thể xem xét nên đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai sao cho phù hợp.

2. Hướng dẫn cách đóng dấu treo, dấu giáp lai đúng quy định: 

2.1. Cách đóng dấu treo đúng quy định:

(1) Những trường hợp được sử dụng dấu treo:

Theo quy định của pháp luật hiện nay, quá trình đóng dấu treo lên các loại giấy tờ, tài liệu không khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản đó, hoạt động đóng dấu treo chỉ nhằm mục đích khẳng định tài liệu, giấy tờ được đóng dấu là một bộ phận không thể thiếu của bản chính và để xác định nội dung trong văn bản đó, tránh việc giả mạo giấy tờ hoặc thay đổi tài liệu trái quy định của pháp luật. Dấu treo thông thường được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tuy nhiên trên thực tế, tùy thuộc vào từng mục đích cụ thể mà dấu treo thường được sử dụng cho các vấn đề sau đây:

• Đóng dấu vào các loại giấy tờ, tài liệu nội bộ để thông báo cho những người có liên quan của tổ chức, công ty về sự tồn tại của giấy tờ, tài liệu đã được đóng dấu;

• Đóng vào góc bên trái của hóa đơn để xác định thẩm quyền của cơ quan, thông tin chứa trong Hóa đơn, đồng thời hạn chế việc giả mạo giấy tờ, hồ sơ;

• Khi ban hành văn bản, phụ lục phù hợp với quy định của pháp luật;

• Đóng dấu xác nhận trong các loại hóa đơn, bảng kê đính kèm hóa đơn. Nhìn chung, hóa đơn được sử dụng trong các loại doanh nghiệp, tổ chức thường đi kèm bảng kê thông tin bổ sung. Quá trình đóng dấu treo vào các loại hóa đơn này cũng được áp dụng để đảm bảo tính vô tư, minh bạch, khách quan, đảm bảo đúng quy định về vấn đề quản lý và sử dụng con dấu. Theo quy định hiện nay, mọi hóa đơn giao cho khách hàng đều được đóng dấu treo. Bên bán cần phải đáp ứng đầy đủ điều kiện là có giấy ủy quyền hợp pháp của người đứng đầu tổ chức, công ty. Đồng thời, người bán cần phải trực tiếp ký, ghi đầy đủ họ tên, chức năng, địa chỉ trên hóa đơn đó.

(2) Cách đóng dấu treo đúng quy định:

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 33 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu treo cần phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau đây:

• Dấu cần phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, thẳng hàng, đúng quy định của pháp luật, dùng đúng màu mực đỏ theo quy định;

• Khi đóng dấu, dấu cần phải che khoảng diện tích 1/3 chữ ký;

• Văn bản ban hành kèm theo bản chính hoặc phụ lục: Cần phải đóng dấu giáp lai ở đầu trang, che một phần tên của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc tiêu đề của phụ lục đó;

• Việc đóng dấu treo trên các loạ văn bản, giấy tờ phải do người đứng đầu cơ quan, đứng đầu tổ chức quy định cụ thể. Nghĩa vụ quản lý và sử dụng dấu treo trong doanh nghiệp sẽ thuộc về bộ phận văn thư của tổ chức, cơ quan đó, cần phải bảo quản con dấu theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghĩa vụ đóng dấu theo đúng quyền hạn.

Đối với từng loại đối tượng của dấu treo, có hai cách thức đóng dấu treo tương ứng như sau:

• Trong trường hợp đóng dấu treo lên văn bản chính: Dấu treo cần phải được đóng lên đầu trang, bao trùm lên một phần tên của pháp nhân có con dấu;

• Trong trường hợp đóng dấu treo lên phụ lục văn bản: Dấu treo cần phải được đóng bao trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục văn bản đó.

2.2. Cách đóng dấu giáp lai đúng quy định:

(1) Trường hợp sử dụng dấu giáp lai:

Trên thực tế phải dấu giáp lai thông thường được sử dụng tại các hợp đồng, các loại giấy tờ, văn bản có từ 02 trang trở lên. Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chính xác của từng loại giấy tờ, văn bản, tránh trường hợp thay đổi nội dung trong các loại tài liệu. Việc đóng dấu giáp lai hướng tới mục tiêu đảm bảo sự khách quan của các loại giấy tờ, tài liệu, tránh trường hợp thay thế, cố tình làm sai lệch nội dung thể hiện trong văn bản.

(2) Cách đóng dấu giáp lai đúng quy định:

• Khi đóng dấu giáp lai cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây:

• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của giấy tờ, văn bản, phụ lục văn bản, bao trùm lên một phần tờ giấy;

• Mỗi dấu giáp lai đóng tối đa không quá 05 tờ văn bản;

• Đóng dấu giáp lai cần phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, sử dụng màu mực đỏ theo quy định của pháp luật.

Như vậy, trên đây là bài viết về tính pháp lý, cách đóng dấu treo và dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Hy vọng thông qua bài viết, bạn đọc sẽ dễ dàng phân biệt, biết cách sử dụng dấu treo phải dấu giáp lai trong công tác chuyên môn tại các doanh nghiệp.