1. Trình tự, thủ tục làm con dấu doanh nghiệp mới nhất:
Trình tự, thủ tục làm con dấu doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu. Cụ thể như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ. Doanh nghiệp làm con dấu cần phải chuẩn bị hồ sơ căn cứ theo quy định tại khoản 8 Điều 13 của
-
Giấy phép thành lập và hoạt động;
-
Hoặc giấy đăng ký hoạt động;
-
Hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp cho các tổ chức theo quy định của pháp luật.
Số lượng: 01 bộ hồ sơ. Có nhiều cách thức để nộp hồ sơ khác nhau, có thể nộp hồ sơ cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu (thực hiện theo quy định tại Điều 12 của
-
Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;
-
Hoặc nộp hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan đăng ký mẫu con dấu (ngoại trừ các loại giấy tờ, văn bản không được phép đăng tải trực tiếp lên Hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ và thực hiện theo quy định như sau:
-
Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải ghi giấy biên nhận, trong đó cần phải xác định rõ ngày cấp nhận hồ sơ, ngày trả kết quả, giao trực tiếp giấy biên nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ;
-
Trong trường hợp nhận thấy hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải có trách nhiệm và nghĩa vụ thông báo bằng văn bản, hướng dẫn để người nộp hồ sơ hoàn thiện hồ sơ sao cho phù hợp với quy định của pháp luật;
-
Trong trường hợp hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện căn cứ theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu, thì cơ quan đăng ký mẫu con dấu cần phải trả lời bằng văn bản từ chối giải quyết hồ sơ, trong đó nêu rõ lý do chính đáng. Trong trường hợp nộp hồ sơ thông qua Cổng thông tin điện tử, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần phải thông báo về kết quả xử lý hồ sơ thông qua địa chỉ thông tin điện tử của người nộp hồ sơ.
Bước 3: Trả kết quả. Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc được tính bắt đầu kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký mẫu con dấu cần phải có trách nhiệm trả kết quả đăng ký mẫu con dấu cho người nộp hồ sơ (khoản 7 Điều 11 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP). Cần phải lưu ý thêm, người được cử đến nộp hồ sơ bắt buộc phải có
2. Con dấu doanh nghiệp có hiệu lực khi nào?
Hiện nay, Nghị định 01/2021/NĐ-CP đã bỏ quy định về thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, con dấu doanh nghiệp thông thường sẽ có hiệu lực được tính bắt đầu kể từ khi hoàn thành việc khắc con dấu/mua chữ ký số theo quyết định của doanh nghiệp đó.
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 43 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022 có quy định về dấu của doanh nghiệp, theo đó: Dấu của doanh nghiệp bao gồm con dấu được khắc trực tiếp tại các cơ sở khắc dấu hoặc dấu được cái hiện dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Trước đây, căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của
Tuy nhiên, bắt đầu kể từ 1/1/2021, con dấu của doanh nghiệp sẽ có hiệu lực kể từ khi hoàn thành việc khắc dấu hoặc mua chữ ký số, mà không cần phải đăng tải công khai mẫu con dấu cho dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp như quy định trước đó.
3. Con dấu doanh nghiệp có thời hạn sử dụng hay không?
Theo quy định của pháp luật hiện nay, con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn (không xác định cụ thể về thời hạn sử dụng của con dấu doanh nghiệp). Cụ thể:
Thứ nhất, trước khi
Con dấu của các cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật sẽ được sử dụng trong khoảng thời gian 05 năm được tính bắt đầu kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng, ghi nhận cụ thể trên giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cung cấp. Khi hết thời hạn nêu trên, các cơ quan và tổ chức sử dụng con dấu cần phải thực hiện thủ tục đăng ký lại mẫu con dấu. Theo đó, con dấu doanh nghiệp được đăng ký trước thời điểm Luật doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực thì con dấu đó sẽ có thời gian sử dụng là 05 năm.
Thứ hai, khi Luật doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực pháp luật (tức là kể từ 1/7/2015) có quy định như sau:
Con dấu doanh nghiệp được quản lý và sử dụng theo nội dung tại Điều lệ công ty, con dấu doanh nghiệp không có thời hạn sử dụng, con dấu doanh nghiệp sẽ được sử dụng tới khi doanh nghiệp muốn đổi con dấu mới. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi con dấu hoặc hủy bỏ con dấu thì chỉ cần gửi thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh.
Thứ ba, kể từ khi
Quy định của pháp luật về thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh bị bãi bỏ. Con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn, các doanh nghiệp sẽ có quyền tự quyết định mẫu con dấu, doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi con dấu hoặc hủy bỏ con dấu. Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng con dấu do cơ quan công an cung cấp trước đây kèm theo thông báo mẫu con dấu thì vẫn sẽ được tiếp tục sử dụng hoặc cũng có thể trả lại con dấu đó cho Cơ quan công an, sau đó thực hiện thủ tục khắc con dấu mới hoặc mua chữ ký số.
Vì vậy, hiện nay thì con dấu doanh nghiệp được sử dụng vô thời hạn.
THAM KHẢO THÊM:
